Die nachfolgenden Tipps gelten sowohl für Vorgesetzte als auch für Mitarbeitende. Je intensiver sich beide auf das Jahresgespräch konzentrieren – in der Vorbereitung und im Gespräch – umso hilfreicher ist dieses für die zukünftige Zusammenarbeit und Entwicklung.
Viele Jahresgespräche scheitern daran, dass sie erst gar nicht geführt werden. Kennen Sie die Aussagen: " Ich weiss schon, dass ich wieder Jahresgespräche führen müsste, aber es geht doch auch so ganz gut." oder: "Mitarbeitergespräche kosten mich zu viel Zeit und bringen zu wenig."?
Dabei gibt das Jahresgespräch den Mitarbeitenden, den Vorgesetzten und dem Unternehmen eine Richtschnur darüber, was gegenseitig von ihnen erwartet wird. Folgende Punkte geben einen Überblick zu den wichtigsten Elementen im Jahresgespräch.
Das Jahresgespräch mit Zielvereinbarung ist nur eines von vielen Instrumenten der positiven Entwicklung, wie
Jahresgespräche können nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Erfolg hängt nämlich entscheidend davon ab, wie das Klima im Unternehmen, bzw. der Abteilung ist. Wurde während des Jahres wenig bis gar nichts für eine zielorientierte Entwicklung getan, dann wird das Jahresgespräch äusserst schwer fallen. Besteht jedoch eine gute Stimmung, sind Jahresgespräche einfach vorzubereiten und zu führen und zeigen sofort Wirkung. Sie dienen sowohl den Unternehmenszielen als auch der Motivation und Entwicklung der Mitarbeitenden und deren Vorgesetzten.
Das Mitarbeitergespräch ist in erster Linie ein Leistungs- und Entwicklungsgespräch und beinhaltet
Die Grundregel der Kommunikation - eine Besprechung ist nur so gut, wie deren Vorbereitung - gilt uneingeschränkt auch für das Jahresgespräch. Gute Vorbereitung braucht Zeit. Rechnen Sie mit mindestens ein bis zwei Stunden Vorbereitungszeit pro Gespräch.
Vorgesetzte müssen sich vorgängig alle wichtigen Informationen über ihre jeweiligen Mitarbeitenden beschaffen.
Mitarbeitende sollen über die anstehenden Themen rechtzeitig informiert werden, damit auch sie sich auf das Gespräch optimal vorbereiten können. Ermöglichen Sie auch als Mitarbeitende, dass sie genügend Zeit für die Vorbereitung zur Verfügung haben.
Ob mit oder ohne Fragebogen ist weniger wichtig, solange das Gespräch strukturiert abläuft. Dabei können Checklisten natürlich helfen. Wichtiger ist, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um über die wichtigsten Fragen in Ruhe nachdenken und sich entsprechend vorbereiten zu können:
Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeitende müssen ihre Situation reflektieren und analysieren sowie ihre Wünsche und Vorstellungen konkretisieren. Vorgesetzte sollen ihr Führungsverhalten genauso überprüfen, wie Mitarbeitende ihren Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele. Die Schwierigkeit in der Vorbereitung liegt darin, kritisch die oben angeführten Fragestellungen zu durchdenken und auf die individuelle und aufgabenspezifische Situation anzupassen. Das blosse Bewerten von schematischen Kriterien bringt keinen wesentlichen Erkenntniswert und ist im Regelfall sogar kontraproduktiv.
Der beste Weg, von Zielen zu Ergebnissen zu kommen ist, Mitarbeitende einzusetzen, wo sie ihre Stärken haben. Schwächen abbauen zu wollen, kann bestenfalls dazu führen, dass eine Leistung mittelmässig wird. Stärken ausbauen ist der Erfolgsfaktor. Das Mitarbeitergespräch sollte sich daher überwiegend um die Stärken drehen:
Ein gelungenes Mitarbeitergespräch lebt von guten Fragen und richtigen Antworten. Sie haben es in der Hand, mit Fragen zu steuern oder umgekehrt mit passenden Antworten ein konstruktives Gespräch zu ermöglichen.
Stellen Sie offene Fragen, um mehr von Ihren Mitarbeitenden und deren Sichtweise zu erfahren. Verzichten Sie möglichst auf Fragen, die man mit Ja oder Nein beantworten kann. Unter Beachtung der beschriebenen Grundsätze können Sie mit Hilfe der folgenden praktischen Tipps die Qualität Ihrer Jahresgespräche noch optimieren.
Das Mitarbeitergespräch ist ein wesentliches Führungsinstrument. Richtig eingesetzt, können Sie damit Ihre und die Ziele Ihrer Mitarbeitenden leichter und schneller erreichen.
