Sitzungen erfolgreich leiten

Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen

Viele Sitzungen, Meetings oder Besprechungen jeglicher Art dauern im Verhältnis zum Ergebnis viel zu lange -  Zeit die anderweitig produktiver eingesetzt werden kann.

Sitzungen, Besprechungen, Meetings, Konferenzen oder wie solche Treffen auch immer genannt werden, sollen ein bestimmtes Ziel verfolgen.

In der täglichen Praxis kann immer wieder beobachtet werden, dass solche Zusammenkünfte zwar vorbereitet und nach Traktandenlisten durchgeführt werden, der Ablauf dann jedoch meist nicht so effizient vonstattengeht wie geplant oder gewünscht.

Dabei ist es immer der ausdrückliche Wunsch aller Teilnehmenden einer Sitzung, in möglichst kurzer Zeit zu einem möglichst treffenden Ergebnis zu gelangen.

Insbesondere bei regelmässig wiederkehrenden Sitzungen wie beispielsweise

• Verkaufssitzung mit Mitarbeitenden von Aussendienst und Innendienst
• Geschäftsleitungssitzungen mit den Kaderangehörigen
• Abteilungssitzungen mit den Mitarbeitenden einer bestimmten Abteilung
• Kundenbesprechungen mit Kunden, die besondere Anforderungen an eine Dienstleistung eines Unternehmens haben
• Qualitätssitzungen mit verschiedenen Arten von Teilnehmenden, die besondere Problematiken innerhalb eines Unternehmens besprechen und bereinigen müssen
• Tagesrapporte in bestimmten Tätigkeitsgebieten eines Unternehmens wie beispielsweise Produktion oder Logistik

ist es sehr wesentlich, dass diese nach exakten Spielregeln stattfinden, welche durch eine gute Vorbereitung, eine klare Struktur und eine prüfbare Zielsetzung bestimmt werden.

Bei Besprechungen, welche bei Bedarf stattfinden, ist es wichtig, dass vor der Anberaumung deren Notwendigkeit grundsätzlich in Frage gestellt wird. Danach ist der Erfolg im Wesentlichen davon abhängig, wie gut diese Besprechung vorbereitet worden ist.

Grundsätzlich können zwei verschiedene Arten von Sitzungen unterschieden werden:

• Informationsveranstaltungen, deren Sinn und Zweck darin besteht, den Teilnehmenden eine ganz bestimmte Information zukommen zu lassen oder sie von einem bestimmten Umstand in Kenntnis zu setzen und von dessen Korrektheit zu überzeugen.
• Entscheidungsmeetings werden vor allem dann durchgeführt, wenn es darum geht, neue Ziele festzusetzen und/oder anstehende Probleme zu lösen und neue Wege zu bestimmen.
  

Je nach Art der Sitzung ist sowohl die Anzahl der Teilnehmenden als auch der Führungsstil sehr unterschiedlich.

Sitzungs-Kultur

Der Begriff Kultur umschreibt unter anderem die vordefinierten Verhaltensregeln in einer bestimmten Personengruppe. In sehr vielen Unternehmen hat sich auch eine Sitzungskultur entwickelt – oft jedoch in eine unerwünschte Richtung. Der Grund dafür liegt meist in den fehlenden vordefinierten Verhaltensregeln.

Es ist daher ratsam, solche Verhaltensregeln – und daraus abgeleitet die Konsequenzen bei Nichteinhaltung – im Rahmen einer so genannten „Sitzungs-Spielregel“ zu definieren.